Management Assistent

Bureau InformatieDiensten Nederland is op zoek naar een Management Assistent, die als steun en toeverlaat van de Directeur-Bestuurder zorgt dat alles voorspoedig verloopt. In deze veelzijdige functie ben jij het organisatorische aanspreekpunt en weet je met jouw proactieve houding, overzicht en ook voor detail de dagelijkse werkzaamheden soepel te laten verlopen. Ben je iemand die graag de handen uit de mouwen steekt en overzicht houdt? Dan is BIDN op zoek naar jou!

De dienstverlening van BIDN levert een belangrijke bijdrage aan de realisatie van maatschappelijke doelen. Dit vertaalt zich in het leveren van informatie die gemeenten onder andere helpt bij de re-integratie van jongeren, het snel en efficiënt afhandelen van zorgaanvragen, het toekennen van uitkeringen en het helpen van mensen met schulden. BIDN streeft naar een eerlijke maatschappij, waar burgers krijgen waar ze recht op hebben. Dit is voor hen een belangrijke waarde waar ook jij je in herkent.

Samen met je collega’s stel je de dienstverlening aan gemeenten centraal. Je zoekt met hen naar oplossingen om gemeenten en burgers te ontlasten in het administratieve proces. Zo draag jij bij aan de doelstelling om te bouwen aan effectieve informatiedienstverlening die gemeenten ondersteunt bij het helpen van haar burgers. 

Je komt te werken binnen de afdeling bedrijfsvoering. In deze rol werk je nauw samen met de Office-Assistent, een andere Management Assistent en de Directiesecretaris. Goede samenwerking staat daarbij centraal: jullie vormen een hecht team samen, stemmen werkzaamheden goed op elkaar af en nemen werkzaamheden van elkaar over wanneer dat nodig is.

Als Management Assistent ondersteun je de Directeur-Bestuurder primair bij administratieve en organisatorische werkzaamheden en beheer jij  de agenda zodat er ruimte ontstaat en zij zich kan richten op strategische vraagstukken en besluitvorming. Daarnaast ondersteun je, samen met de andere management assistent, de portefeuillemanagers. Je helpt bij uiteenlopende administratieve en organisatorische taken, bewaakt de afstemming van agenda’s en zorgt ervoor dat processen efficiënt verlopen. De volgende werkzaamheden vallen onder jouw takenpakket: 

• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen;
• Administratieve ondersteuning van de Directeur-Bestuurder en deels van het Directieteam;
• Beheer van vertrouwelijke documenten en dossiers;
• Opstellen en verwerken van correspondentie, rapporten en presentaties;
• Beheren en plannen van afspraken, vergaderingen en reizen;
• Prioriteiten stellen en conflicten in de agenda oplossen.

Als Management Assistent ben je flexibel en servicegericht ingesteld. Daarnaast denk jij proactief mee, ben je accuraat en stressbestendig. Verder beschik jij over de volgende competenties: 

• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• Uitstekende beheersing van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Sterke communicatieve vaardigheden;
• Je bent goed in plannen en organiseren;
• Discreet en betrouwbaar in het omgaan met vertrouwelijke informatie.